Une entreprise doit négocier des contrats d’entretien dans plusieurs domaines. Elle doit faire réaliser le nettoyage quotidiennement ou plusieurs fois dans la semaine, entretenir ses espaces verts s’ils lui appartiennent. Elle doit également faire intervenir des professionnels pour des travaux d’entretien, la maintenance de la chaudière et de son système de sécurité. Le contrat d’entretien en entreprise est donc essentiel. On fait le point.
Le contrat d’entretien pour des prestations en entreprise
Peu importante qu’il s’agisse d’un contrat avec une entreprise de service de nettoyage, d’un contrat d’entretien du jardin, etc., ce sont généralement des prestations effectuées de façon régulière par la société de services. Ces contrats peuvent inclure de la petite maintenance. Plusieurs points sont à définir dans ce type de contrat.
L’objet du contrat et la prestation du professionnel
Il est important de définir de façon très précise le type de prestation et la fréquence. Vous pouvez par exemple prévoir un lavage des vitres une fois par mois, la propreté des bureaux quotidiennement, etc. Les salariés du prestataire doivent connaître leur tâche de façon précise.
Il est également important de définir la durée de la prestation. Le salarié de l’entreprise de nettoyage doit pouvoir réaliser une prestation de qualité dans un temps imparti.
Enfin, l’entreprise doit prévoir si le prestataire doit effectuer, en plus du nettoyage, des travaux de dépannage. Il peut s’agir du remplacement des ampoules, d’une petite remise en état avec quelques travaux de peinture, etc.
Le lieu d’intervention doit être également déterminé, notamment si l’entreprise a plusieurs sites ou services. Certaines pièces dans des entreprises peuvent être inaccessibles pour des raisons de sécurité. Il convient donc d’être précis avec le prestataire sur les lieux des prestations.
Déterminer le planning d’intervention pour les prestations
Il est important que le client détermine avec le prestataire les horaires d’accès des intervenants. Généralement, le nettoyage des locaux d’une grande entreprise est réalisé en dehors des heures de travail. Il est donc important de pouvoir laisser l’accès au salarié qui intervient dans l’immeuble.
La durée du contrat et les modalités de résiliation
La durée du contrat d’entretien doit être également déterminée. Il peut être conclu pour une année, tacitement reconductible. Il est important de bien préciser la date d’entrée en vigueur du contrat. C’est cette date qui fixe le démarrage du contrat. Cela permet au prestataire de prévoir ses besoins en salariés et éventuellement de signer de nouveaux contrats de travail. En effet, le prestataire reste l’employeur du salarié qui intervient au sein de l’entreprise.
Le prix et le paiement des prestations
Le prix et le paiement de la prestation seront également fixés dans le contrat. L’entreprise n’étant pas l’employeur du salarié, elle doit régler les prestations incluses au contrat d’entretien. C’est un avantage pour l’entreprise qui connaît par avance le prix des prestations. Un contrat d’entretien permet la maîtrise des coûts du service d’entretien.
Le droit applicable en cas de litige
Il est important de prévoir les risques qui peuvent survenir lors de l’intervention de ces professionnels, et surtout de définir la responsabilité de l’entreprise et du prestataire. Il est possible d’interdire à certains salariés de monter sur une échelle. L’entreprise peut également interdire l’utilisation de certains produits, etc. En cas de litige, l’entreprise se dégage de toute responsabilité lors des travaux de nettoyage ou de maintenance.
Les contrats d’entretien annuels obligatoires en entreprise
Les contrats de nettoyage et d’entretien des espaces verts nécessitent une intervention quotidienne dans certaines entreprises. D’autres contrats d’entretien peuvent être signés pour chaque installation dans l’entreprise.
La résiliation de ce type de contrat se fait souvent par lettre recommandée avec accusé de réception à la date d’échéance du contrat.
Le contrat annuel d’entretien de la chaudière au gaz
Quelle que soit l’énergie de la chaudière utilisée pour le chauffage de l’entreprise, il est obligatoire de faire une vérification de la chaudière par un chauffagiste. Cela est plus particulièrement obligatoire pour une chaudière à gaz.
Toute l’installation de chauffage doit nécessairement être vérifiée par des professionnels. Il s’agit généralement d’un contrat d’entretien qui inclut une visite annuelle. Le chauffagiste contrôle à cette occasion le besoin en eau de chaque chaudière, réalise au besoin un dépannage et le changement de certaines pièces, etc. C’est un contrat annuel qui permet d’avoir un contrôle de l’état du chauffage de l’immeuble de la société.
Les coûts sont limités en cas de remplacement de pièces sur les chaudières. La qualité du chauffage n’en sera que meilleure et permettra à l’entreprise de réaliser des économies. Cela concerne également les pompes à chaleur et le système de climatisation de l’immeuble.
Le contrat d’entretien des systèmes de sécurité
La société a également l’obligation de prévoir un contrat d’entretien pour tous ses systèmes de sécurité et notamment de l’alarme incendie. Il s’agit là encore d’un contrat qui prévoit une visite d’entretien annuelle pour la vérification de l’état du système de sécurité.
Le contrat d’entretien des ascenseurs
L’entreprise a l’obligation d’assurer la maintenance des ascenseurs de l’immeuble pour un bon fonctionnement. Un contrôle doit être réalisé toutes les 6 semaines.
Le contrat d’entretien en entreprise permet à la société de maîtriser ses dépenses sur le long terme. Le client doit prévoir toutes les prestations, la durée, la date de mise en application du contrat, le délai d’intervention, etc. L’entreprise doit préciser toutes ces informations dès sa demande de devis.
